【初心者向け】WEB社内報の導入で見落としがちなポイントとは？　スムーズな移行・導入のための注意点

WEB社内報を導入しようと準備を進めていたはずなのに、思わぬところで確認もれが発覚することがあります。そこで、今回は、特に紙社内報を中心に運用してきてWEB運用にはあまりかかわったことがないというご担当者さま向けに、WEB社内報を導入するときに、意外と見落としてしまいがちなポイント3つをご紹介します。

WEB社内報導入時のポイント【認証／サーバ／サイト名】

私たちりえぞん企画が、お客様とWEB社内報導入に向けてさまざまなことを検討するなかで、特に制作進行上で重要になったり、公開後の運用のポイントになったりするものとして以下3つがあげられます。

これらは、社内報の担当者さまご自身が専門でないことや情報システム部など社内の専門部署とのやりとりが発生すること、運用前には想像がしづらいポイントであることなどから、見落としや確認不足につながる場合があります。

次から、ひとつずつ説明していきます。

Web社内報のメリット・デメリットについてはこちらへ

ログイン・認証まわりについての確認

WEB社内報が従業員向けだからこそ検討すべきポイントとして重要なのが、閲覧範囲ともかかわる「認証まわり」についてです。

社内の状況や今後の運用を考えた上で検討する必要がありますが、ログインID・パスワードの発行は、以下3つのパターンのいずれかになることが多いです。運用開始後に変更することも可能ですが、基本的には最初にお客様とかなり時間をかけて検討するポイントのひとつになります。

ID・パスワード発行のパターン3つ

クローズドな環境で運営する前提でIPアドレス制限

社内ネットワークなど限られた環境からのアクセスに限定するのであれば、IPアドレス制限や社内サーバに構築するなどの方法で運用することができます。

「全社共通」のID／パスワードやコンテンツの出し分けも可能な「拠点別」のID／パスワード

社外からのアクセスも考慮する場合、もっとも簡単な方法として、全社共通のID／パスワードで運用します。
また国や地域、営業所や支店ごとの単位でID／パスワードを分けて運用することも可能です。エリア特性の強いコンテンツの出し分けをすることができます。

詳細なアクセスログ管理が可能な「個人別」のID／パスワード

個人別のIDとパスワードを発行すると、詳細なアクセスログが取得できることが利点です。

ID／パスワードの運用方針　ポイントは個人デバイスからの閲覧

それぞれに特徴や利点があり、どの運用にするかは、いくつかの判断ポイントがあります。なかでも配慮したいのが個人デバイスからの閲覧と退職者についてです。

定期的なID／パスワードの変更を運用ルールに

個人のPCやスマホなど社外ネットワークからの閲覧を検討されている場合、共通ID／パスワードの運用にしてしまうと、退職した従業員も閲覧できてしまいます。そこで、社外ネットワークからの閲覧を可能にする場合は、共通ID／パスワードでの運用をしない、あるいはID／パスワードの定期的な変更を運用ルールにしておく必要があります。

ワンタイムURLでの運用

社外ネットワークからアクセスする人向けに「ワンタイムURL」を発行する方法もあります。たとえば1カ月間だけ有効なURLを社内の紙媒体などに掲載し、個人デバイスで閲覧する人はそのURLからアクセスします。この場合、ワンタイムURLを定期的に発行する運用となります。

運用体制や方針に応じた選択

ほかにも、コンテンツの出し分けをしたい、詳細なアクセスログをとりたいといった公開後の運用方針に基づいて検討することもできます。また、ID／パスワードの管理体制をあらかじめ決めておくことも必要です。

サーバの検討は情報システム部との早い連携が肝心

WEB社内報をアップするサーバは、自社サーバ、レンタルサーバ、AWS（アマゾン・ウェブ・サービス）などに代表される専用クラウドサーバの3つで検討することが多いです。それぞれのメリット・デメリットはもちろん、セキュリティポリシーやWEB社内報で実現したい機能や要件によって選択するサーバが変わってきます。特に専門性が高くなる領域ですので、WEB社内報の導入が決まったら、まずは情報システム部など専門部門との連携をおすすめします。

次にそれぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

専用クラウドサーバ

WEB社内報のサービス提供企業が提供していることが多いのが、専用クラウドサーバです。セキュリティポリシーやWEB社内報の要件上での問題がなければ、制作パートナー提供のサーバを選択して問題はないでしょう。

レンタルサーバ

セキュリティや実現したい機能の都合で、レンタルサーバを選択することもあります。制作パートナーが準備することもあれば、導入企業が契約する場合もあります。

自社サーバ／専用端末や出張作業の可能性

自社サーバを選択するのは、主にセキュリティポリシーに則ることが多いです。この場合、制作においてはたとえば以下のようなことを検討しなくてはなりません。

制作パートナーと情報システム部

実際には、私たち制作パートナーがチェックリストなどをもとに、確認していただきたい項目をお伝えしたり、サポートしたりしながら進めることになります。

また、WEB社内報の導入が決まったらなるべく早い段階で、情報システム部など専門部署との連携をすることはもちろん、情報システム部と制作パートナーとの打ち合わせの機会を設けることもスムーズな進行につながります。

WEB社内報の媒体名を決める

そして、意外と見落としがちなのが「媒体名」、WEB社内報のタイトルです。紙社内報と同じ名称、まったく新しい名称、あるいは紙社内報のタイトルに「オンライン版」などと追加することもあります。

紙社内報と同様に社内で通じる固有名詞となるため、実は優先度が高い内容のひとつです。

もちろん紙版でも媒体名を決める必要はありますが、WEB社内報の場合に媒体名を早めに決めておきたい理由には以下があります。

サイトURLに影響がある

サイトURLはイメージしていただきやすいのではないでしょうか。URLに媒体名を入れる・入れないなども検討ポイントのひとつです。

サイト名称に加え、URLも単体で通じる固有名詞となるため、早めに検討したいポイントです。

サイト全体のデザインにロゴが必要になる

たとえばロゴの色やテイストが、サイト全体のカラーデザインに影響しますし、サイト名が掲載されているヘッダーは基本的に全ページに表示するものなので、そのバランスも検討してデザイナーはデザインを進めます。

紙版の社内報は、ロゴが特に影響するのは表紙であり各コンテンツはそれぞれの内容にあわせてデザインできます。しかし、WEB社内報の場合は、ヘッダーの存在など紙以上にサイト名やロゴが、全体のデザインにも影響するといえます。

社内外のパートナーと密な連携でスムーズな進行を

WEB社内報は一部システムとの連携がかかわるため、紙社内報の制作に比べると企画やコンテンツなど内容以外に検討することや、運用後に変更しづらい部分もあり、少し難しく感じられるかもしれません。

実際には、私たち制作パートナーが、ご要望をおうかがいして最適なソリューションをご提案したり、社内の専門部門とのやりとりをフォローしたり、スムーズな制作進行をお手伝いしていきます。

WEB社内報導入時、大事なことは専門知識ではなく、それぞれの知識を有した社内外のメンバーとの連携です。より良い社内コミュニケーションを実現できるように、ぜひ、WEB社内報で実現したいことを皆さまのパートナーにぶつけてみてください。

 

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