社内での情報共有の重要性とは？　テレワーク時代のコミュニケーション課題

リモートワークの導入によってオフィスへの出勤が減り、社員同士が日常的に顔を合わせる機会が少なくなるなか、情報共有は多くの企業にとって重要なテーマとなってきました。

そこでwithコロナ時代における社内情報共有の重要性、共有が不足した場合のデメリット、共有が円滑な場合のメリット、そして社内情報共有を円滑に進めるためのポイントについて整理してみました。

活用までを見据えた情報共有こそが重要

日経BPコンサルティング社がビジネスパーソン1500人を対象に行った緊急調査（2020年4月）によると、「新型コロナウイルスの影響で社内にどのようなコミュニケーション課題があるか」の問いに対し、1位「上司・同僚・部下の行動が見えない」36.1％、2位「社内で気軽な会話ができない」35.3％に次いで、「必要な情報の共有が徹底できない」が33.5％で3位に挙げられています。

この先ますます在宅勤務が進み、対面での意思疎通の機会が減っても、社内ポータルや各種ITツールを活用すれば社内情報の共有自体は可能でしょう。しかし情報共有とは単に個々の社員が持つ情報を蓄積、共有するのが目的ではなく、共有した情報をビジネスに活かさなければ意味がありません。

ソーシャルディスタンスならぬ「コミュニケーション・ディスタンス」が広がりつつあるなか、活用までを見据えた社内情報共有のあり方が、これまで以上に問われているのです。

 

【参考】日経BPコンサルティング　1500人緊急調査「コロナで変質した企業内・企業間コミュニケーション」
https://consult.nikkeibp.co.jp/ccl/atcl/20200525_1/

社内情報共有が不足した場合のデメリット

社内での情報共有が不足した場合、下記のようなさまざまな弊害が起こり得ます。

1.知識・情報の属人化が起こる

属人化とは、業務のノウハウやフローを担当者だけが把握しており、会社や周囲のメンバーには共有されていない状態のことです。もし多くの情報を持った社員が退職してしまうと、その人しか知らない情報までが失われ、会社にとって大きな損失となってしまいます。

 

2.業務効率と生産性が低下する

情報共有ができていないと、作業の二度手間や重複が発生したり、報告や確認に無駄に時間を費やしたりすることになります。これでは業務効率は上がらず、生産性が低下してしまいます。

 

3.チームワークが悪化する

自分以外のメンバーがどんな業務を行っているかがわからず、仕事が円滑に進まなくなることもあるでしょう。その結果、組織内の信頼関係が築けず、チームワークを損ねてしまう可能性が高まります。

 

4.ミスやトラブルがフォローできない

ミスやトラブルが発生した際、情報共有ができないと対応が後手に回り、会社やチームでフォローができなくなります。また、トラブルの発見自体が遅れてしまい、取り返しのつかない状況に追い込まれてしまうこともあるので要注意です。

 

社内情報共有が円滑な場合のメリット

反対に社内での情報共有が円滑に進むと、さまざまなメリットが生まれます。

1.チーム全体の業務効率と生産性が上がる

情報共有が円滑に進めば、業務の無駄や遅れは格段に減り業務効率が向上します。また、情報が共有されていることで迅速な意思決定が可能になるため、作業の進行がスピードアップし、生産性向上にもつながります。

 

2.社内のコミュニケーションが活性化する

業務上の知識やノウハウ、仕事の進捗状況や成果など、必要な情報がタイムリーに円滑に共有できると、業務の進め方について議論を深めたり、課題点が浮かび上がったりする機会が増え、社内のコミュニケーションが活性化します。

 

3.トラブルへの迅速な対応が可能になる

トラブルは初動が大切です。日頃から情報共有が進んでいれば、「担当者は誰か、進捗状況はどうか」といった現状を管理者が常に正確に把握できるため、トラブル発生時にすばやく対応でき、顧客満足の向上にもつながります。

 

4.新たな発想が生まれやすくなる

個人が保有しているそれぞれのノウハウ、ナレッジを共有できると、個人レベルでは思いつかなかったアイデアが生まれたり 意外な盲点に気づいたりすることができ、新たな発想が生まれやすくなります。

 

円滑に社内情報を共有するためのポイント

社内情報を効果的に共有するにはどうすればいいのか。そのためのポイントを整理しました。

1.情報に意味を持たせて活用しやすくする

企業は毎日莫大な数の情報を扱っているため、「なぜこの情報を共有するのか」を曖昧にしたまま“一応”“とりあえず”共有するだけでは、結局肝心な場面で活用されずに終わることになります。

集めた情報は後で有効活用できるよう、タグ付けをするなどして意味を持たせることが大切です。

 

2.リアルタイムで常に共有できるようにする

共有される社内情報は、リアルタイムで常に共有できることが理想です。

特に急を要する案件などで得意先とのやりとりや状況の変化、トラブル、評価、クレームなどの情報を関係者が即座に共有できれば、チーム全体での迅速なフォローや対応が可能になります。

 

3.情報共有が活発に行われる組織風土をつくる

良かれと思って情報を共有しても反応がなかったり、活用されなかったりすると、情報共有に対するモチベーションは上がりません。

情報を積極的に提供してくれる社員が称賛・評価される場をつくる、管理者クラスが率先して情報共有ツールを利用するなど、情報共有への動機付けを促す組織上の制度や工夫が必要です。

 

情報共有で見直される社内報の重要性

社内情報共有を実現する手段として数々の情報共有ツールが登場していますが、リモートワークによって生じる社員間のコミュニケーション・ディスタンスを縮め、「社内情報」「ロイヤルティ」「アイデンティティ」の3つを併せて共有できるツールとして、改めてその存在価値が見直されているのが社内報です。

コロナ禍の影響で先行きに不安を感じている社員や、在宅勤務続きで先輩・同期とのつながりが希薄なままの新入社員もいるなか、社内報はすべての社員が部署の垣根を越え、One Teamとして方針や情報を共有できるオープンな場として機能するからです。

特に社内イントラやSNSを利用したWEB社内報は、投稿・更新を含めた情報共有がどこからでもできるという点で、ますます有用性が増すことになるでしょう。

 

まとめ

対面による意思疎通の機会が確実に少なくなるwithコロナ時代において、情報共有が不足すると会社や組織に大きなリスクをもたらします。しかし、うまく情報共有が進めばこれまで以上にコミュニケーションが活性化し、生産性や顧客満足の向上、新たなアイデアの創出などにつながります。

自社の状況に応じて新たな情報共有ツールの導入を進めるとともに、社内報を最大限活用した情報共有のあり方についても、改めて検討をされてみてはいかがでしょうか。