【はじめての社内報制作】　第13回 読まれる社内報をつくる年間計画の立て方

はじめて社内報を担当することになった皆さんへ。

シリーズ はじめての社内報制作は、皆さんが楽しく自信を持って社内報制作に取り組めるようサポートすることを目的に、社内報制作の基本から、読まれる社内報にする秘訣までを、できる限りわかりやすく解説してまいります。

年間計画で社内報の効果と業務の生産性を両立する

＜上司＞そろそろ来年の社内報も年間計画を立てないといけないな。

＜山田＞そうですね（って、年間計画って何？）

安定して発行できる仕組みを作る

＜山田＞博士！！！！社内報の年間計画って何ですか？

＜博士＞おお、もうそんな時期か。

年間計画とは、社内報を1年間どう作っていくかを決めることじゃ。

＜山田＞社内報って、その時期に必要なことを考えて作るものじゃないんですか？

＜博士＞それだと、毎号あれこれ考えてバタバタするじゃろう。

しかも目的地もなく、ただ作るだけになってしまう。

＜山田＞あぁ…確かに。私はいつもバタバタです。

＜博士＞社内報は会社にとって大事な「公式メディア」じゃ。

だから計画的に進めることが欠かせんのじゃ。

＜山田＞なるほど。

＜博士＞それに、仕事として考えると「安定して発行できる仕組み」を作るのも重要。

そのために年間計画が必要なんじゃ。

＜山田＞つまり、効率的に安定して発行し続けるための仕組みなんですね。

＜博士＞そうじゃ年間計画によって「継続性」を確保するんじゃよ。

年間計画は社内報づくりの地図

＜山田＞継続性を確保する…。

具体的には、何を考えれば良いんですか？

＜博士＞大きく言えばこうじゃ。

会社の状況を見ながら「社内報をどこに向かわせるか」を考える。

その上で、来年1年間で「どこまで到達したいか」を具体化する。

＜山田＞なんだか難しそうです…。

＜博士＞いや、手順を追えば大丈夫じゃ。

年間計画を立てずに社内報を作るのは、地図を持たずに旅をするようなもの。

最初は少し大変でも、必ず役に立つ。

＜山田＞わかりました。

みんなにもっと喜ばれる社内報を作るために、挑戦してみたいです。

＜博士＞良い心がけじゃ。

それに、年間計画を立てることで、残業を繰り返さないと良いものが作れない状況からも抜け出せるぞ。

＜山田＞それすごく良いです！

確かに継続性って、自分の仕事の効率や生産性にも関係しているわけですから、社内報の年間計画は社内報の効果と業務の生産性を両立するものということですね？

＜博士＞その通りじゃ。

年間計画を立てるときの基本のポイント

＜山田＞博士。

年間計画の目的は分かりました。

でも、実際に何をすればいいんでしょうか？

＜博士＞よし。

基本のポイントを教えてやろう。

＜山田＞お願いします！

＜博士＞ポイントは3つじゃ。

・年間行事をピックアップする
入社式、安全や品質などの強化週間、決算や中間決算、表彰式、年度方針の発表などを紙社内報の各号やWeb社内報のコンテンツに振り分ける。

・全社的な繁閑を捉える
繁忙と閑散のタイミングを捉えて、それを１年間のカレンダーに記し、紙社内報の企画やWebの更新計画を考える材料にする。

・社内コミュニケーションの課題や目指す姿を考える
社内報によって解決したい社内コミュニケーション課題は何か、1年後にどうなっていたら望ましいかを洗い出す。

＜山田＞なるほど。

行事や繁閑を整理して書き出しておくだけでも、１年間の流れや動きが見えてきますね。

＜博士＞まさにそれじゃ。

流れや動きといった時間軸に、社内コミュニケーションの課題や１年後の目指す姿が加わえて、次年度中に何をするか具体化したものが年間計画となるんじゃよ。

社員の声を集めて課題や目指す姿を考える

＜山田＞でも博士。

行事や繁閑を拾うのはそれほど難しくないと思うんですけど、「課題や目指す姿」となると難しく感じます。

＜博士＞心配するな。

まずは日常の気づきや社員の声を拾えば良いんじゃ。

＜山田＞それは社内報のアンケートとかでということですか？

＜博士＞そうじゃな。

アンケートや現場ヒアリングなどで集めた声を整理して、何をしなければいけないかを集約したものが課題となる。

＜山田＞あぁ、なるほど。

それを社内コミュニケーションの課題として、1年後にどうなっているのかを決めるといった感じですね？

＜博士＞その通りじゃ。

過去の社内報と照らし合わせて改善点を見つける

＜山田＞でも、それを企画や記事にどうやって落とし込んでいけばいいんでしょう？

＜博士＞良い疑問じゃ。

企画や記事に落とす手がかりは、実は過去の社内報にあるんじゃよ。

＜山田＞過去の社内報ですか？

＜博士＞そうじゃ。

アンケートやWebのアクセス数を見て、どんな記事が読まれ、どんな記事が反応が薄かったかを、過去の社内報と照らし合わせながら振り返るんじゃ。

＜山田＞うちの社内報は…職場紹介やトップインタビューが人気です。

でも連載コーナーはそれほど反応が良くなくって、紙社内報は後半ページに行けば行くほど読まれていないです。

＜博士＞それは大きなヒントじゃ。

読まれる記事と読まれない記事の違いを、内容だけではなく、場所やタイミングなどの視点も取り入れながら多角的に比べれば、いろいろな問題や課題が見えてくる。

＜山田＞なるほど。

企画の内容や見せ方はもちろんですけど、ページの入れ替えや更新のタイミングといった対策も考えられるようになるんですね。

＜博士＞そういった気づきをどんどん書き出していくと、社内報の発行目的の実現や、もっと親しまれる社内報にするために、何をしていけば良いのかが見えてくるじゃろ？

＜山田＞そうですね。

計画が具体化していくことがイメージできます。

＜博士＞そうじゃ。

それをさっきの年間行事や社内の繁閑のタイミングと合わせて、１年間のスケジュールに落としていくんじゃよ。

考えたことを１年間のカレンダーに落とし込む

＜山田＞いつ、何をやるかということをカレンダーにまとめる感じですね？

＜博士＞わかってきおったのう。

＜山田＞例えば、春は新人紹介、夏は安全特集と言った、特集のテーマを考えるといった感じでしょうか？

＜博士＞そうじゃな。
課題をリスト化して、来年１年間の目指す姿を端的に記す。
それらをもとに、特集の年間プランや１年間の進行プランをスケジュールにする。

こうやってまとめたものを上司に見せて承認を得ておくと、年間計画を立てる際にも、社内報を実際に作る際にも迷いが少なくなる。

＜山田＞なるほど！

ところで博士。

急なニュースや想定外の動きがあったらどうしますか？

予め柔軟性を持たせておく

＜博士＞良い疑問じゃな。

年間計画はあくまでも１年間の「地図」じゃ。

当然、途中で予定を変更しないといけないことや、不測の事態が発生することは確実に起こり得るんじゃよ。

＜山田＞それじゃ、計画はとりあえず立てるけれども、崩れてもいいということですか？

＜博士＞崩れるんじゃなくて調整するんじゃよ。

＜山田＞調整？具体的にはどうやるんですか？

＜博士＞必ず入れないといけない内容かどうかで優先順位をつけておいたりして、調整の余地を明確にしておけば、迷いなく柔軟に対応できる。

＜山田＞あぁ…なるほど！

地図があれば迷わないし、道を変えないといけなかったり、多少の間違いがあっても、カーナビみたいにゴールにたどり着けるということですね？

＜博士＞まさにその通りじゃ。

＜山田＞ありがとうございます。

まずは1年分の地図を描いてみます！