【はじめての社内報制作】　第14回 社内報で用いられる各種ツールと特性

はじめて社内報を担当することになった皆さんへ。

シリーズ はじめての社内報制作は、皆さんが楽しく自信を持って社内報制作に取り組めるようサポートすることを目的に、社内報制作の基本から、読まれる社内報にする秘訣までを、できる限りわかりやすく解説してまいります。

社内報のツール選びはまず、効果と環境を考える

＜上司＞ウチの社内報にもWebや動画も取り入れてみてはどうだ？

＜山田＞そうですね。

（って、もうすでに少しずつ取り組み始めていますよ　ニヤッ）

社内報のツールの棲み分けのポイント

＜山田＞とは言ってみたものの、社内報のツールってどうやって使い分ければ良いのかな？

＜博士＞それは会社の事業形態や文化、働き方の多様化の進展状況に合わせることが第一じゃ。

＜山田＞あ！博士。

確かに、工場とオフィスでは社内報を読む環境が違いますもんね。

＜博士＞そうじゃ。だからこそツールの特性を理解して、上手に使い分けることが大切なんじゃ。

社内報に使われる主なツールとそれぞれの特性

＜山田＞ところで博士、社内報のツールって主にどんなものがあるんですか？

＜博士＞そうじゃな。

まずは代表的なツールを整理してみようかのう。

紙社内報

手に取りやすく、保管しやすいのが特徴。

印刷物には「特別感」や「信頼感」があり、読み返されることも多い。

特に現場や工場など、デジタル環境が整っていない職場に届けるには欠かせないツール。

Web社内報

スピーディーに更新できて、情報を蓄積しやすい。

検索やタグ機能で過去の記事にもすぐアクセスできる。

動画やコメント機能など、双方向のコミュニケーションを取り入れやすい。

動画社内報

感情を伝えやすく、雰囲気が直感的に伝わる。

特に経営メッセージや社員紹介など、「人となり」を感じてもらいたい内容に向いている。

動画のカメラや編集ソフトも安価になり、取り入れやすくなった。

メールマガジン

読者が普段閲覧するツールに入り込めることが強み。

新着記事の案内や社内イベントの告知など、リアルタイムに届けられる。

ラジオ

昼の休憩時間などに流すことでたくさんの人に広く伝えることができる。

ポッドキャストにすれば通勤中など、時間や場所に縛られず情報を届けられる。

経営層の声や社員のトークなど、親近感を生みやすいのも強み。

社内報のツールはまず、効果と環境を考える

＜山田＞いろいろありますね…。

でも、これだけあると、どれを選べばいいのか迷ってしまいます。

＜博士＞ツール選びで最初に考えることは「効果」と「環境」じゃ。

＜山田＞効果と環境ですか？

＜博士＞まず、効果で言うと、紙と比較するとわかりやすい。

＜山田＞つまり、紙だけだとできなかったことが、他のツールではできるということですね？

＜博士＞そうじゃ。例えば動画だと、話す内容だけではなく、感情や熱量も伝えることができる。

＜山田＞確かに、話す際の表情や言葉の抑揚も見せることができるので、言葉では表せない気持ちの動きなんかも伝わりますね。

＜博士＞その通りじゃ。

＜山田＞Webの場合は、紙よりも記事をスピーディに更新することができるので、タイムリーな情報を伝える場合に効果的ですね。

＜博士＞そうじゃ。

他にもWebにはリアクションボタンやコメント機能を使った、双方向のコミュニケーションができるという点も特徴的じゃな。

＜山田＞そうですね。

＜博士＞ただ、Webや動画は読者がそれを閲覧する環境が影響するので、その点に注意が必要じゃよ。

環境に合わせたツールを組み合わせを考える

＜山田＞確かに、PCがない職場やスマホが使えない現場では、Webや動画よりも紙の方が読みやすいですよね。

＜博士＞そういうことじゃ。

＜山田＞たしかに、うちの会社も工場ではスマホ禁止ですし、紙じゃないと届かない人もいます。

＜博士＞そうじゃろう。

だからこそ、どれかひとつに絞るよりも、組み合わせて補う発想が大事なんじゃ。

＜山田＞組み合わせる、ですか？

＜博士＞そうじゃ。

たとえば、外出が多い営業やリモート勤務の社員には、どこでもアクセスできるWebや動画が便利じゃ。

＜山田＞確かにそうですね。

逆に勤務中にWebや動画を見られない工場などの現場では、手に取って読める紙の社内報が良いですね。

＜同じ情報でも、それぞれの環境に合った届け方にすることで、情報が全員に「公平に届く」ことが基本じゃな。

＜山田＞なるほど。

同じ情報を同じ方法で伝えることのではなく、読者の閲覧環境を見て、確実に届く形で伝えることが大切なんですね。

＜博士＞まさにそれじゃ。

無理のない組み合わせと運用の計画を立てる

＜山田＞ツールの使い分けと組み合わせについて、すごく良くわかりました。

でも博士、ツールを増やせば仕事が今よりも増えていきそうで不安です。

＜博士＞いやいや、無理に全部をやる必要はない。

大切なのは「自分たちが続けられる範囲で最適化する」ことじゃ。

たとえば
・同じ内容を複数のツールで重複しないよう整理する。
・更新ルールを明確にして、属人化を防ぐ。
・チーム内で役割を分けて協力体制をつくる。

少しずつ慣れていけば、自然にツールの使い分けも身につくはずじゃ。

＜山田＞なるほど。

確かにツールを増やすことは目的じゃなく、より的確に伝えるための手段ですので、いかに効果的で効率的な組み合わせにするかを考えるということですね？

＜博士＞まさにその通りじゃ。

ツールを活かす社内報づくりへ

＜山田＞ところで博士。

社内報に使えるツールが多様化したということは、情報の届け方を柔軟に選ぶことができるようになったとも言えますよね？

＜博士＞いいことを言うのう。

まさにそうなんじゃよ。

＜山田＞そう聞くと、社内報の世界がすごく広がった感じがしますね。

＜博士＞そうじゃ。

一方でこれまでのように「紙」しか方法がなかったときと比べると、世の中が変化するスピードや、働き方の多様化もどんどん加速しておる。

＜山田＞つまり、ツールが多様化してきた動きと同時に、働く環境もどんどん多様化してきているんですね。

＜博士＞そのため、社内のコミュニケーションに新たなツールを導入して、現状に合わせていかに充実化させるかが課題になってきているんじゃ。

＜山田＞そこで、社内報の担当者としては、ツールをどう選び、どう組み合わせるかといったことが、腕の見せどころだということですね？

＜博士＞大事なのは、情報やメッセージが社員に「伝わる」だけでなく、共に働く人たちの想いや熱量が「つながる」ことが求められるようになってきていると言えるのう。

まとめ

＜山田＞そうですね。

社内報の担当者としては、情報やメッセージをどうやって伝えるかだけではなく、人と人とをどうやってつなげるかといった考え方で、コンテンツ作りだけではなく、ツール選びも重要だということですね？

＜博士＞うむ。

社内報のツールを上手に組み合わせるためにはまず、それぞれの特性を理解することが大切なんじゃが、それと同じくらい自社に合った使い方を見つけ出すことも大切なんじゃよ。

＜山田＞はい。

まずは、うちの環境に合った組み合わせを考えてみます！

＜博士＞良い心がけじゃ！

あとは、社員の心に響く社内報にするということを頭に置いて、どんなツールを使えば良いかを考えることを忘れるんじゃないぞ。