社内報担当者必見！ 『社内報コンペ』の準備と開き方（実践編）

ここからは実際にコンペの開催方法とパートナー（制作会社）の選び方についてお伝えします。是非、前回の社内報コンペに向けた「準備編」の記事と併せてご覧ください。

1.社内報コンペの開き方

社内報コンペを開催するためには、コンペ参画を表明したパートナー（制作会社）に提案依頼書を送付します。あるいはオリエンテーションを実施し、提案依頼書をもとに情報提供を行います。

そして、パートナーから提案（プレゼンテーション）を受けるとともに、質疑応答を行い、提案書を受け取って審査に進みます。

2.パートナーの選び方

パートナーの選定にあたり、予め定めた審査結果の連絡期日までに審査を行います。ただ、審査を厳格に進めていくと、提案を受けた際には気づかなかった、さまざまな疑問点や調整したい事柄が残されていることは少なくありません。

このような場合は各社に速やかに連絡し、疑問や調整したい事柄について確認したり、納得できるまで擦り合わせをしたりします。

このようなことを踏まえて、審査期日は提案日から１ヵ月程度の猶予を設けておくこと、そして追加の質問や調整を依頼することがある旨を、予め説明して合意を得ておくことをおすすめします。

そして、審査を期日までに終了し、新たなパートナーとして選定した会社に審査結果を連絡します。新たなパートナーとして選定した制作会社には、リニューアルに向けて具体的な段取りや内容を打ち合わせに臨むことを要請します。

また、選定しなかった各社にも審査結果を速やかに連絡します。その内容は主に、新たなパートナーとして選定した会社を選んだ理由を元に、各社の提案で何が不足していたのか、どの点が選定に至らなかった要因なのか等を、可能な範囲で具体的にフィードバックします。

こうすることで、選定プロセスの透明性や公正さを確保します。

まとめ

今回は社内報のコンペの準備と開き方について二本立てで紹介をさせて頂きました。コンペを開催する上で最も重要な点は、「自社にとっての社内報の成功とは何か」と「誰と仕事をするとその成功を実現することができるのか」を考えて決めることです。自社の社内報の成功が何かがあやふやでは、最適なパートナーを選ぶことができません。

また、自社の社内報の成功が明確になったとしても、それを実現する意欲や能力が十分ではない人たちがパートナーになったのでは、成功に近づくことは難しいと考えられます。

一方、成功に向けた意欲や能力が十分に備わったパートナーを選定することができれば、成功は、ほぼ約束されたものになります。
コンペの準備は、そのようなパートナーと巡り会うための重要な業務となりますので、その想いのもと、ぜひ入念に取り組んでみてください。