社内報の制作に生成AIを活かす方法
さまざまな業務で生成AIを取り入れるための検討や、実際に活用して行くことが推奨されるなか、社内報に関する業務で生成AIの活かし方についてご相談をいただくケースが増えてきています。
そこで今回の記事では、社内報制作の業務に生成AIを活かす方法や取り入れ方について、基本的なポイントや、社内報制作をご支援するなかで、実際に活用してみた印象なども含めてお伝えします。
生成AIとは？
社内報制作の業務への生成AIの活用を考えるにあたって、まずは生成AIとは何なのかを理解しておく必要があります。
そこで、せっかくですのでこの点を生成AIに聞いてみました。すると、少し調整はしていますが以下のような答えが返ってきました。
生成AIの概要
生成AI（Generative AI）は、人工知能（AI）の一種であり、特定のデータや情報を元に新しいデータや情報を生成することができる技術を指します。これは主に機械学習の一分野である生成モデルに基づいています。生成AIは、文章、画像、音声、動画など、さまざまな形式のデータを生成するために利用されます。
生成AIの主な種類
・言語生成モデル（Language Generation Models）:
自然言語処理の分野で広く使われています。代表的なモデルにはGPT（Generative Pre-trained Transformer）があり、これは文章や文章の一部を生成する能力があります。
・画像生成モデル（Image Generation Models）:
画像を生成するためのモデルも存在します。GAN（Generative Adversarial Network）はその一例で、リアルな画像を生成することができます。
・音声生成モデル（Speech Generation Models）:
音声生成に関しても進化が見られ、WaveNetやTacotronなどのモデルが音声の生成に成功しています。
・動画生成モデル（Video Generation Models）:
動画の生成も研究が進んでおり、リアルな動画を生成することが可能なモデルが登場しています。
・コンテンツ生成モデル（Content Generation Models）:
文章、画像、音声、動画など、さまざまなメディア形式のコンテンツを生成するモデルも存在します。これらは、機械学習モデルが学習したデータのパターンに基づいて新しいコンテンツを創造的に生成します。
生成AIによると、生成AIは、文章、画像、音声、動画など、さまざまな形式のデータを生成するために利用されるとのことでした。
これを踏まえると、生成AIは社内報制作のさまざまなシーンで活用できるのではないかといった期待を持つことができます。
ただ、やはり画像や音声、動画などのモデルついてはまだ少しハードルが高いように感じますし、これらのモデルにおいて、実際にAIに指示する際には、特別な知識や技術が必要です。
そうしたなかで、「言語生成モデル」はGPTと記されている通り、かなり一般的になりつつあります。そして、有名なGPTには無料版も提供されていることもあって、現在の段階ではありますが、業務で生成AIを活用するということを考える場合、その対象は言語生成モデルが主なものとなります。
この点をもとに、ここからは社内報制作の業務でGPTを活かす方法やポイントをご紹介してまいります。
社内報制作業務でGPTを活かす方法やポイント
GPTで有名なのが「ChatGPT」です。
私も半年ほど前から、さまざまなお客さまの社内報制作の業務の支援にあたって、ChatGPTを用いてまいりました。
使用した感覚として、最初はやはり戸惑いもありましたが、複数回使用してみて慣れると、もはや欠かせないツールと言えるまでになりました。
ただ、完璧に使いこなせているかというと、決してそのようなことはないと思いますし、GPTの機能や効果、注意点などを完全に理解しているかと言われると、決してそのようなことはないと思います。
そこで、社内報制作の業務でのGPTの活用方法などをご紹介するにあたって、できる限り抜け漏れを少なくお伝えするために、この点についてもGPTに「社内報制作においてGPTを活かす方法を紹介する記事を書きたい」と入力して聞いてみて、その回答をもとに、現時点で考えられる効果や有効性について、私の体験とともにお伝えしてまいります。
まずは先ほどの問いへのGPT回答がこちらです。
素晴らしいアイデアですね！GPTを社内報制作に活かす方法についてのブログ記事は、組織内での情報共有やコミュニケーション向上に寄与することが期待できます。以下は、そのためのアイデアやポイントです。
記事の構成
・導入部
GPTとは何か、どのように機能するのかを簡単に説明しましょう。
・GPTの活用方法
GPTが社内報制作にどのように活かせるか、具体的な例を挙げて説明します。
アイデアの具体例
・記事の執筆補助
GPTを使用して記事の初稿を作成することができます。タイトルや概要を与え、GPTに続きを考えてもらうことで、アイデアの幅を広げることができます。
・FAQの作成
GPTを利用してよくある質問（FAQ）を生成することができます。これにより、新しいプロジェクトやイニシアチブに関する情報を効果的に共有できます。
多言語サポート
多言語対応：GPTは複数の言語に対応しています。国際的な組織であれば、異なる言語での社内報作成もサポートできます。
トレーニングデータの最適化
・GPTのトレーニングデータ
GPTは訓練データに基づいているため、企業独自の用語やプロセスに関するトレーニングデータを組み込むことで、より適切な応答が得られる可能性があります。
注意点の強調
・人間の検証と修正
GPTが生成した文章は必ずしも完璧ではないため、人間の検証と修正が必要です。特に敏感な情報や誤解を招く可能性がある場合は、注意が必要です。
利点のまとめ
・効率向上
GPTを導入することで、記事の執筆や資料作成の効率が向上し、従業員はより重要な業務に集中できるようになります。
ユーザーフィードバックの収集
・ユーザーフィードバック
導入後、従業員からのフィードバックを積極的に収集し、GPTの利用方法や品質向上のための改善点を把握しましょう。
最後に
このアプローチは効率的で便利ですが、技術的な進歩にも敏感であることを強調してください。新しい機能やアップデートがあれば、それを組織全体で共有することも重要です。
いかがでしょうか？
少し調整はしていますが、概ねこの通りの回答を得ることができました。
最初に「素晴らしいアイデアですね！」と言ってもらえて嬉しく感じましたが、その後の内容についても、GPTの活用のメリットや効果などを、記事を書く流れをもとに項目化してくれている点は、記事を作成する上で非常に有効だと感じます。
そのほか、例えば「記事の執筆補助」に記されている通り、GPTを使用して記事の初稿を作成することはもちろんですが、「GPTに続きを考えてもらう」ことで、アイデアの幅を広げることができるという点は、社内報制作の業務でGPTを活用する方法を紹介するこの記事を書くにあたって、GPTに期待した大きなポイントでもあります。
また、「注意点の強調」に記されている、GPTが生成した文章は必ずしも完璧ではないため、人間の検証と修正が必要です。特に敏感な情報や誤解を招く可能性がある場合は、注意が必要だという点など、情報を提供する記事を書くにあたって、誤解を招かないようにするためのポイントなども紹介してくれます。
このように、何かの記事を書く場合はもちろんですが、記事を書くための企画を立てる際にもGPTは、アイデアのカバーや注意すべき点のフォローなどをしてくれるといった点で、社内報制作の業務にも非常に有効です。
社内報制作業務でのGPTの使用例
実際に社内報の業務でGPTをどのような点で活用することができるのかについて、例を挙げてご紹介します。
GPTを実際に使ってみた印象として、最も効果的だと感じた点は、記事の構成を考える時です。
例えば、新しくできた部署を紹介する記事を書く際に、どのような内容にすれば良いかと悩んだとします。
このような悩みをGPTに聞いてみると、瞬時に解決の糸口を得ることができます。
せっかくですので、実際に聞いてみましょう。
＜質問＞
「社内報で、新しい部署を紹介する記事を書くにあたって、どのような内容にすれば良いのかを教えて」
＜回答＞
新しい部署を紹介する記事は、従業員に新しい取り組みや変更事項を理解しやすく伝える重要な手段です。以下は、新しい部署を紹介する記事を構築するためのポイントです：
- イントロダクション
目的と背景の説明
新しい部署が設立される背景やその部署の目的を明確に説明します。これにより、従業員はなぜこの変更があるのかを理解しやすくなります。
- 部署の役割とミッション
部署のミッションステートメント
部署が果たすべき役割や目標を簡潔にまとめ、部署がどのような価値を組織にもたらすかを強調します。
- チームの紹介
メンバーのプロフィール
部署の中にいる主要なメンバーを個別に紹介し、各メンバーがどのような役割を果たすかを示します。写真や簡単なプロフィールが効果的です。
- 仕事の具体例
具体的なプロジェクトや活動
部署が取り組むプロジェクトや活動の具体例を挙げ、どのように従業員や組織全体に影響を与えるかを説明します。
- 連携とコミュニケーション
他部署との連携: 新しい部署が他の部署とどのように連携し、協力して仕事を進めるかを強調します。良好なコミュニケーションが組織全体の円滑な運営に貢献します。
- 成果と将来展望
過去の成果や今後の展望
部署がこれまでに達成した成果や将来の展望について述べ、その部署が組織にどのような影響を与えるかを示します。
- 期待値とサポート
従業員への期待値とサポート
部署に対する期待値や従業員へのサポート体制について明確に伝えます。従業員が理解しやすく、期待に応えるためのサポートがあることを示します。
- Q&Aセクション
質問と回答のセクション
従業員からの質問や疑問に答えるQ&Aセクションを用意し、従業員が気になる点に対する明確な回答を提供します。
9.結語
感謝の表明と期待の共有
記事の最後に、新しい部署の立ち上げに協力してくれた全ての人に感謝の意を表し、これからの成功に向けて共に歩むことへの期待を述べます。
このような構成で新しい部署を紹介する記事を作成することで、組織内での理解と協力を促進することが期待できます。
いかがでしょうか？
新しい部署を紹介する上で必要と考えられるポイントや、効果的だと考えられるポイントを、瞬時に網羅的に示してくれていると感じられるのではないでしょうか？
ただ、「人間の検証と修正」とあった通り、これを糸口として、文字数や強調したい点などの、社内報で記事にする上での意図を加えて調整していくことは必要となります。
そして、この「調整」においてもGPTは活用できるのですが、実はこの点こそがGPTを実際に活用してみて、GPTが非常に優れていると感じた点となります。
アイデアの「調整」でGPTを活かす
GPTが示した新しい部署の紹介の記事を書く先ほどのアイデアを調整すると、以下のような回答となりました。
＜質問＞
部署の目的と背景の説明と、他部署との連携のポイントに焦点を当て、それを責任者ではなく部署のメンバーが紹介する内容で、全体としてもできる限り簡潔な記事にしたい
＜回答＞
イントロダクション
こんにちは、[部署名]のメンバーの皆さん！今回は、私たちの部署がどのように生まれ、なぜ私たちがここにいるのか、そして他部署との連携がいかに大切かについてお話しします。
- 目的と背景の説明
[部署名]は〇〇を目指し、△△を提供することをミッションに掲げています。これは[背景や組織の状況]に対する私たちのアプローチであり、組織全体の目標に貢献するために生まれました。
- 他部署との連携のポイント
共通のゴールの確認
私たちは[他の部署との協力によって達成したい共通の目標]を共有しています。これにより、お互いの強みを最大限に生かし、より効果的な連携が実現します。
オープンなコミュニケーション
私たちはオープンで透明なコミュニケーションを大切にしています。他部署との情報共有がスムーズに行われることで、より効率的な業務遂行が可能になります。
共同プロジェクトの紹介
これまでに[他部署と共同で達成した具体的なプロジェクトや成果]を挙げ、共同作業の力を強調します。これからも協力して素晴らしい仕事を生み出していきます。
結語
[部署名]は目指す先が明確で、他部署との連携を大切にしています。私たちが提供する価値が組織全体に与える影響を共有し、これからもみんなで協力して成長していくことを期待しています。お仕事に関する質問や提案があれば、どんどんお知らせくださいね！
―――
なぜか、記事の項目というよりも、プロットのような形で回答されました。
また、部署のメンバーそれぞれが、それぞれの立場で部署を紹介するような記事にしたいと思い、質問に「部署のメンバーが紹介する内容で」と記したのですが、結果としてメンバー全員が一堂に紹介する内容として回答されました。
そこで新たに、部署のメンバーのそれぞれが業務の具体的な紹介を通して、新しい部署の役割を紹介する記事になるように、改めてGPTに相談してみました。
―――
＜質問＞
各メンバーが業務の内容の具体的な紹介をする部分を追加して
＜回答＞
イントロダクション
こんにちは、[部署名]のメンバーの皆さん！今回は、私たちの部署がどのように生まれ、なぜ私たちがここにいるのか、そして他部署との連携がいかに大切かについてお話しします。そして、それぞれのメンバーが自身の業務について簡単に紹介します。
- 目的と背景の説明
[部署名]は〇〇を目指し、△△を提供することをミッションに掲げています。これは[背景や組織の状況]に対する私たちのアプローチであり、組織全体の目標に貢献するために生まれました。
- 他部署との連携のポイント
共通のゴールの確認
私たちは[他の部署との協力によって達成したい共通の目標]を共有しています。これにより、お互いの強みを最大限に生かし、より効果的な連携が実現します。
オープンなコミュニケーション
私たちはオープンで透明なコミュニケーションを大切にしています。他部署との情報共有がスムーズに行われることで、より効率的な業務遂行が可能になります。
共同プロジェクトの紹介
これまでに[他部署と共同で達成した具体的なプロジェクトや成果]を挙げ、共同作業の力を強調します。これからも協力して素晴らしい仕事を生み出していきます。
各メンバーの業務紹介
[メンバー1の名前] – [役職]
[メンバー1]は主に〇〇に従事しています。その中で、△△プロジェクトでは[具体的な業務内容]を担当し、[他部署との連携において達成した成果やポイント]をご紹介します。
[メンバー2の名前] – [役職]
[メンバー2]は〇〇などを手がけています。最近では[最新のプロジェクトや取り組み]において、[他部署との協力を通じて得た知見やポイント]があります。
[メンバー3の名前] – [役職]
[メンバー3]は〇〇分野で活躍しています。彼／彼女が担当している[プロセスや業務]について、[他部署との協力を通じて改善された点や成果]に焦点を当ててご紹介します。
結語
[部署名]は目指す先が明確で、他部署との連携を大切にしています。私たちが提供する価値が組織全体に与える影響を共有し、これからもみんなで協力して成長していくことを期待しています。お仕事に関する質問や提案があれば、どんどんお知らせくださいね！
まだ少し違和感がありますが、GPTはこのように、会話をするようにしてアイデアを練り上げていきます。
上記の例では、違和感をもとに調整を図りながら、GPTともう少し会話をしていくと、より最適な回答を得ることが可能となります。
あるいは、ある程度まではGPTを頼り、最後はご自身で微調整するだけで、新しいコンテンツや記事の企画に必要な情報や要点が整理されると感じられるのではないでしょうか。
GPTは調整した内容を質問項目にも置き換えてくれる
社内報制作の業務でGPTが有効だと考えられるポイントは、コンテンツの内容を考える店の他に、質問項目を考えるという点が挙げられます。
その例を、先ほどの「新しい部署を紹介する」記事の内容で試してみると、以下のような結果が得られました。
＜質問＞
この内容をインタビューの質問項目に変換して
＜回答＞
1.新生[部署名]における役割と業務
1.1 今回の新生[部署名]において、どのような役割を果たっていますか？
1.2 ご担当いただいている業務の中で、特に注力しているポイントはありますか？
2.プロジェクトや取り組みの成功体験
2.1 最近のプロジェクトや取り組みで感じたやりがいや成功体験はありますか？
3.他部署との連携における協力と成果
3.1 [部署名]が他部署と連携し成果を上げる中で、[メンバー]自身が特に力を入れた取り組みや成果について教えてください。
3.2 他部署との連携において、[メンバー]が特に印象に残る事例やポイントはありますか？
4.業務改善と連携における個別の役割
4.1 [メンバー]が担当するプロセスや業務で、他部署との協力を通じて改善された具体的な点は何かありますか？
5.部署とメンバーの将来展望
5.1 [部署名]がこれから達成したい目標や展望についてお聞かせください。
5.2 それぞれのメンバーが、[部署名]の将来において達成したい個人的な目標や期待はありますか？
いかがでしょうか？
これについても少し調整は必要ですが、かなりポイントを押さえた質問項目になっているように感じられるのではないでしょうか？
GPTの使い方のポイントと注意点
まず、GPTの使い方のポイントについてお伝えします。
GPTを使い方のポイントで最も大切なことは、何度も使ってみてGPTに慣れることです。
というのも、GPTは道具ですので、使わなければどれだけより良い使い方を学んだとしても、有効に使うことはできません。
さらに、GPTは道具とお伝えしましたが、道具というよりも人だといった認識、あるいは極めて有能な新しいパートナーだといった感覚で関わることで、より効果的に活かせるようになるのではないかといった印象があります。
最後に、社内報制作の業務でGPTを活用する上で注意する点について、これもGPTに聞いた結果をもとにお伝えします。
1.人間の検証と修正が必要
GPTが生成した文章は必ずしも完璧ではないため、人間の検証と修正が必要です。特に企業の文化やスタイルに合わせるためには注意が必要です。
2.トレーニングデータの最適化
GPTには企業固有の用語やプロセスにも対応させるため、トレーニングデータの最適化が重要です。自社の文書やコンテンツを組み込むことで、より適切な応答が得られるでしょう。
3.機密情報の取り扱いに注意
社内報には機密情報が含まれることがあります。一般に公開されている無料版などのGPTを使用する際には、機密情報が漏れないようにセキュリティに気を配りましょう。
4.一貫性の確保
GPTを活用して生成した文章でも、一貫性を保つことが重要です。スタイルや表現の一致を確認し、統一感のある社内報を制作します。
まとめ
今回は生成AIのなかのテキスト生成の代表的なツールであるGPTについて、社内報制作の業務で活かす方法をお伝えしました。お伝えした内容は、社内報制作の業務でGPTを活用する際の、あくまでも一例ではありますが、この記事を通して、GPTがどのようなものなのか、どのような活用ができるのかについて、ある程度のご理解をいただけたのではないでしょうか？
生成AIはまだまだ発展途上の段階ですが、使用してみた実感としては、業務の効率性や品質を高める上で、極めて有効なツールで、働き方改革や社内報制作業務の生産性を高める上で、欠かすことのできないツールになると予想することができます。
このような点を見据えながら、今日から日々の社内報制作業務に生成AIを活用してみてはいかがでしょうか？
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